di Vincenzo Pollastrini
D.L. 30 aprile 2022, n.36, art.18
Dal 1° gennaio 2024 anche i contribuenti in regime forfetario che hanno conseguito ricavi/compensi entro la soglia di € 25.000 sono obbligati alla fatturazione elettronica (salvi i divieti previsti per le prestazioni sanitarie, per i quali si rinvia alla specifica disciplina)
IN CHE COSA CONSISTE LA FATTURAZIONE ELETTRONICA
E’ ormai noto che emettere una fattura elettronica non ha nulla a che vedere con l’invio di un documento via mail.
Si tratta di un processo caratterizzato da una serie di regole che occorre seguire con attenzione, per evitare addebiti e sanzioni di omessa fatturazione (con tutto ciò che ne consegue), o di omessa conservazione dei documenti contabili.
La fattura elettronica è un documento informatico emesso in formato XML (eXtensible Markup Language), dunque non agevolmente leggibile a colpo d’occhio, conforme a particolari specifiche tecniche.
Il documento, una volta generato nel rispetto di parametri fissati, viene trasmesso per via telematica allo SdI (Sistema di Interscambio), ovvero una piattaforma accessibile all’Agenzia delle entrate, e dallo SdI poi trasmesso al cliente finale.
Detto in altro modo, l’Agenzia delle entrate “intercetta” tutte le fatture emesse, in un formato elettronico che le consente verifiche anche in via immediata, nonché trattamenti di dati, analisi, riscontri, ecc.
CONTENUTO E GENERAZIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA
Il contenuto è lo stesso di quello delle fatture precedentemente emesse in formato cartaceo. Tuttavia un eventuale errore rimarrebbe indelebilmente tracciato e registrato, vista la trasmissione allo SdI. Naturalmente è sempre possibile, nel rispetto delle disposizioni vigenti, emendare errori commessi e rettificare fatturazioni errate.
La fattura deve contenere, come di consueto, le informazioni previste dalla legge, ovvero data, numero progressivo, dati del cedente o del prestatore di servizi, dati del cessionario o del committente, natura, qualità e quantità dei beni e servizi oggetto dell’operazione, aliquota IVA, imponibile e imposta (se dovuta, circostanza invero rara per i forfetari).
A queste informazioni, nella modalità elettronica, vanno aggiunte alcune codifiche: es. TD01 se si tratta di fattura, TD06se si tratta di parcella, TD04 se si tratta di nota di credito, ecc. (lo Studio è a disposizione per l’assistenza nell’uso delle necessarie codifiche). Occorre poi inserire il codice natura, se non deve essere indicata l’imposta in fattura (ad oggi e salvo modifiche, N2.2 per i forfetari). Per l’indicazione del regime fiscale va indicato il codice RF19.
Per generare la fattura elettronica è possibile avvalersi delle procedure accessibili dal sito web dell’Agenzia delle entrate, ovvero di piattaforme disponibili sul mercato.
TRASMISSIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA
Attenzione intanto a non confondere la data dell’operazione con la data dell’emissione (trasmissione) della fattura elettronica. E’ un errore abbastanza frequente, che può comportare l’applicazione di sanzioni (il ritardo nell’emissione è sanzionato da un minimo di € 250 ad un massimo di € 2.000).
La data dell’operazione è quella corrispondente alla cessione (consegna o spedizione) del bene (ma tale data è anticipata al pagamento se questo è precedente, come nel caso della corresponsione di acconti). Nelle prestazioni di servizi la data dell’operazione coincide con il pagamento.
La data della trasmissione (emissione) è invece quella (differibile sino a 12 giorni) in cui la fattura elettronica viene inviata.
Se vendo un bene il 10 ottobre, posso trasmettere la fattura fino al 22 ottobre, ma nei campi appositi (campo “data” della sezione “dati generali”) occorre indicare che la vendita è avvenuta il 10 ottobre (data operazione).
Se la data dell’operazione (data della fattura) è il 10 ottobre, e trasmetto la fattura il 23 ottobre (oltre 12 giorni), l’emissione/trasmissione è tardiva e sanzionabile (difficilmente sfuggirà all’Agenzia delle entrate, essendo tutto tracciato).
I canali di trasmissione sono molteplici (PEC, servizi telematici dell’Agenzia delle entrate, piattaforme gestite da software disponibili sul mercato), ma è chiaro che una PEC inviata direttamente al cliente non è ammissibile (occorre sempre il passaggio tramite SdI).
Occorre accreditarsi, ottenendo un codice destinatario di 7 cifre da inviare ai propri fornitori, i quali lo inseriranno nelle fatture da emettere. Allo stesso modo, occorre richiedere ai propri clienti (diversi dai privati consumatori, per i quali si usa il codice convenzionale 0000000) il loro codice destinatario, per inserirlo nelle fatture da emettere nei loro confronti.
Questo sistema consente a tutti gli operatori di ricevere le fatture all’indirizzo telematico prescelto. In ogni caso, se tale indirizzo telematico viene registrato tramite servizio web disponibile sul portale “fatture e corrispettivi” dell’Agenzia delle entrate, lo SdI recapiterà le fatture all’indirizzo esatto anche se non viene indicato in fattura il codice di 7 cifre(e al suo posto inserito il codice convenzionale 0000000).
Pertanto se un proprio cliente non fornisce il codice identificativo, è possibile utilizzare il codice convenzionale 0000000. Se questo cliente ha pre-registrato il proprio canale di ricezione (PEC o altro), automaticamente lo SdI trasmetterà la fattura su detto canale. Altrimenti la fattura sarà disponibile nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate (portale “fatture e corrispettivi”).
Al cliente occorre comunicare la disponibilità della fattura elettronica in apposita area riservata del sito dell’Agenzia delle entrate, consegnando copia di cortesia della fattura stessa (cartacea o via mail).
L’Agenzia delle entrate fornisce servizi di consultazione e servizi (essenziali) di conservazione a norma di legge, in alternativa a quelli disponibili sul mercato. Occorre verificare con attenzione la rispondenza di questi servizi ai canoni di legge, per evitare spiacevoli sorprese in caso di controllo (es. addebito di mancata conservazione a norma), in quanto la conservazione deve avvenire secondo parametri e requisiti tecnici del tutto differenti da quelli a cui siamo ordinariamente abituati (stampa). In tal senso, l’adesione al servizio dell’Agenzia delle entrate è ritenuta attualmente la soluzione più idonea. Occorre sottoscrivere un accordo di servizio (lo Studio è a disposizione per i rispettivi adempimenti).
RAPPORTI CON SOGGETTI ESTERI
Le fatture emesse verso soggetti non residenti e non stabiliti in Italia (UE o extraUE) sono ancora esonerate dall’obbligo di fatturazione elettronica. Tuttavia i relativi dati devono essere periodicamente comunicati mediante il c.d. esterometro (dal 1° luglio 2022, utilizzando il formato XML della fattura elettronica). In alternativa, per evitare questa comunicazione, si invia al cliente estero la fattura in formato analogico, e la stessa fattura va inviata allo SdI in formato elettronico (codice convenzionale XXXXXXX).
Per gli acquisti di beni e servizi da soggetti non residenti, anch’essi da comunicare mediante l’esterometro, una volta ricevuta la fattura, questa va integrata e trasmessa in formato elettronico via SdI (emettendo apposita autofattura elettronica, e utilizzando, a seconda dei casi, i codici TD17, TD18 o TD19).
Lo scopo di questa procedura è quello di rendere noti immediatamente all’Agenzia delle entrate i rapporti con l’estero.
La sanzione in caso di violazione, per questa tipologia, è pari ad euro 2 per ciascuna fattura i cui dati non sono stati comunicati (o sono stati erroneamente comunicati), entro il massimo di euro 400 per ogni mese (1 euro e massimo 200 euro se la trasmissione avviene correttamente entro 15 giorni dalla scadenza).
RECAPITO DELLA FATTURA
Se i primi controlli hanno esito positivo, e la fattura viene correttamente trasmessa, lo SdI rilascia entro 5 giorni una ricevuta di consegna.
In caso contrario, viene notificato lo scarto. Dal momento dello scarto sono disponibili soltanto 5 giorni per ritrasmettere correttamente la fattura (possibilmente con data e numero fattura originario).
ALCUNI CONSIGLI
Di seguito, alcune indicazioni operative, fermo restando che lo Studio fornirà l’assistenza necessaria per quanto di sua competenza, nelle varie fasi di seguito indicate.
- Valutare il software da utilizzare per la gestione del processo di fatturazione elettronica
- Dotarsi del codice univoco e provvedere alla sua registrazione, in modo tale che le fatture emesse dai propri fornitori giungeranno sempre presso la piattaforma acquistata o il canale di ricezione prescelto
- Richiedere il codice univoco ai propri clienti dotati di partita IVA (se non viene fornito, si utilizza, come per i clienti privati, il codice convenzionale di sette zeri 0000000)
- Stipulare con l’Agenzia delle entrate tutti gli accordi necessari per gestire la fase della consultazione e della conservazione a norma delle fatture elettroniche
- Per la numerazione, ogni anno si ricomincia dal numero 1
- Fare attenzione a non confondere la data dell’operazione con quella della trasmissione
- Rispettare i tempi di trasmissione (massimo 12 giorni dalla data dell’operazione)
- Attenzione agli acconti, devono essere fatturati non oltre 12 giorni
- Attenzione alle fatture ricevute dai propri fornitori oltre 4 mesi dalla data dell’operazione: si diventa corresponsabili ove non si provveda all’autofatturazione (chiedere allo Studio)
- Attenzione ai rapporti con l’estero (si veda l’apposito paragrafo)
- Consegnare sempre copia di cortesia al proprio cliente, con le indicazioni necessarie (tra cui quella che si tratta di copia analogica di fattura elettronicamente trasmessa)
- Trattandosi di fatture elettroniche, le marche da bollo non vanno più acquistate. La relativa imposta di bollo (dovuta quando l’operazione supera i 77,47 euro, e pari a 2 euro) deve essere versata cumulativamente a cadenze periodiche (di norma, ultimo giorno del secondo mese successivo a quello del trimestre) ed assolta telematicamente (chiedere assistenza allo Studio). In ogni caso l’ammontare dell’imposta deve essere inserito nel file quando si compila la fattura elettronica
- Se si deve emettere una nota di credito, anche per fatture emesse antecedentemente all’entrata in vigore dell’obbligo, occorre comunque utilizzare la modalità elettronica
- I sostituti di imposta, quando erogano compensi ai contribuenti forfetari, dal 2024 non dovranno più predisporre e consegnare le certificazioni uniche (resta l’ultimo adempimento del 16 marzo 2024 per i compensi erogati nel 2023)
