GUIDA ALLO SMART-WORKING

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di Valerio Pollastrini

Lo smart-working (o lavoro agile) costituisce una modalità di esecuzione della prestazione lavorativa stabilita mediante accordo tra datore di lavoro e dipendente che si caratterizza per l’assenza di precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro e che viene espletata, principalmente da remoto, mediante l’ausilio di strumenti tecnologici.

Questo strumento è stato introdotto nel nostro ordinamento dagli artt.18-23 della Legge n.81/2017 con la finalità di agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro. Dopo un timido ricorso a questa nuova fattispecie contrattuale, l’istituto del lavoro agile sta acquisendo in questi mesi una notevole rilevanza a causa della nota emergenza da Covid-19 e tutto lascia supporre che anche nel prossimo futuro l’utilizzo dello smart-working entrerà definitivamente nella cultura dei sistemi di gestione aziendale.

Per il ricorso allo smart-working datore di lavoro e lavoratore siglano, in sostanza, un accordo con il quale stabiliscono condizioni e termini della prestazione lavorativa, resa, anche con organizzazione per fasi, cicli ed obiettivi, in parte all’esterno dei locali aziendali. 

L’accordo

Nell’accordo, che deve essere redatto per iscritto – a tempio determinato od indeterminato – le parti sono chiamate a disciplinare nel modo più compiuto possibile le modalità di esecuzione della prestazione lavorativa espletata al di fuori della sede aziendale.

L’accordo tra le parti costituisce, dunque, il pilastro centrale su cui si fonda l’istituto dello smart-working e, nello specifico, deve regolamentare i seguenti aspetti: 

  • Forme di esercizio del potere direttivo e di controllo del datore di lavoro;
  • Tempi di riposo del lavoratore;
  • Strumenti utilizzati dal lavoratore e misure tecniche ed organizzative necessarie per assicurare la sua disconnessione dalle strumentazioni tecnologiche;
  • Condotte sanzionabili a livello disciplinare;
  • Eventuale diritto all’apprendimento.

Una volta stipulato tra le parti, le aziende trasmettono l’accordo individuale per il ricorso al lavoro agile ai Servizi per l’Impiego attraverso una apposita piattaforma presente sul portale del Ministero del Lavoro.

Nella comunicazione devono essere indicati i dati relativi a:

  • Datore di lavoro;
  • Lavoratore;
  • Rapporto di lavoro (data di assunzione, tipologia contrattuale, PAT e voce di tariffa Inail);
  • Accordo di lavoro agile (data di sottoscrizione, tipologia e, se a tempo determinato, durata).

Le aziende che sottoscrivono più accordi individuali possono effettuare una comunicazione cumulativa (c.d. massiva).

L’accesso alla piattaforma è consentivo tramite le credenziali già attive per l’utilizzo del portale dei servizi del Ministero del Lavoro o tramite credenziali SPID.

Recesso – In caso di accordo a tempo indeterminato le parti possono recedervi dando un preavviso non inferiore a 30 giorni. Il preavviso, tuttavia, non è richiesto se sussiste un giustificato motivo;

Per i rapporti a termine, invece, il recesso è ammesso prima della scadenza solo in presenza di un giustificato motivo.

Nel caso di lavoratori disabili il termine di preavviso non può essere non inferiore a 90 giorni, al fine di consentire una adeguata riorganizzazione dei percorsi di lavoro rispetto alle esigenze di vita e di cura del lavoratore.

A seguito del recesso dall’accordo l’attività lavorativa tornerà a svolgersi secondo le modalità ordinarie. 

Svolgimento della prestazione

Luogo di lavoro – Il lavoratore presta la propria attività in parte all’interno dei locali aziendali ed in parte all’esterno degli stessi, senza una postazione fissa.

Nella redazione dell’accordo individuale, pertanto, non vi sono generalmente valide ragioni per limitare la scelta del lavoratore del luogo dove svolgere la prestazione lavorativa. Tuttavia, spesso la contrattazione collettiva è solita porre alcuni limiti e divieti, escludendo, ad esempio, la possibilità per il lavoratore di espletare la propria attività all’interno di locali pubblici. La ragione dei limiti imposti dalla contrattazione collettiva viene fatta ricondurre alla tutela della salute del dipendente ed alla protezione dei dati aziendali. Si tratta però di motivazioni non sempre condivisibili, dal momento che, nel lavoro agile, la tutela della salute si persegue con una corretta informazione sui rischi e attraverso una formazione specifica, oltre che sulla cooperazione del lavoratore nell’attuazione delle misure di prevenzione. Misure che prescindono dalla scelta di particolari luoghi di lavoro.

La protezione dei dati, invece, deve essere perseguita attraverso misure tecniche – quali password e reti protette – oltre che a stringenti regole comportamentali prefissate nell’accordo.

Orario – Lo smart-working si caratterizza per l’assenza di precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, senza che vi sia la predisposizione di una postazione fissa di lavoro, in ciò differenziandosi nettamente dal vecchio telelavoro. Non appare, quindi, né necessario, né opportuno, in via generale, fissare nell’accordo un preciso orario di lavoro, risultando nettamente più coerente con la natura dello strumento lasciare che sia il lavoratore ad auto organizzarsi.

Questo non significa che il datore debba rinunciare al proprio potere direttivo, che, al contrario, deve estrinsecarsi attraverso precise indicazioni contenute nell’accordo individuale. A seconda delle necessità organizzative, potranno così essere determinate fasce orare di reperibilità o contattabilità, o al limite momenti della giornata in cui è necessario che il dipendente lavori, magari per coordinarsi con altri appartenenti al suo reparto/team, ma che in linea di massima non debbono per forza coincidere con l’orario osservato quando si lavora in azienda. Anzi, sarebbe preferibile che non lo fosse, posto che lo smart-working non subisce il limite dell’orario normale di lavoro (40 ore settimanali), e quindi è logicamente incompatibile con il lavoro straordinario. L’unico limite che per legge va posto è quello della durata massima dell’orario settimanali o giornaliera, prevista dalla legge (48 ore settimanali) e dalla contrattazione collettiva, il cui rispetto, insieme a quello (connesso) dei riposi giornaliero (11 ore consecutive) e settimanale (24 ore ogni sette giorni) va richiamato nell’accordo.

Il diritto alla disconnessione – Nell’accordo individuale è necessario stabilire il diritto del lavoratore a disconnettersi per determinati periodi di tempo, normalmente coincidenti con il riposo giornaliero, quello settimanale, le festività e le ferie, oltre a garantire allo stesso il diritto di non rispondere alle e-mail, ai messaggi e alle telefonate, né di accedere al sistema informativo aziendale, se non, ove possibile, disattivando addirittura i dispositivi.

A tal fine, è necessario predisporre apposite policy relative al corretto e non invasivo utilizzo dei dispositivi, contenenti le direttive per un uso responsabile degli strumenti di lavoro.

Trattamento economico e normativo

Il lavoratore ha diritto ad un trattamento economico e normativo non inferiore a quello complessivamente applicato, in attuazione di contratti collettivi, nei confronti dei lavoratori che svolgono le medesime mansioni esclusivamente all’interno dell’azienda.

La parità di trattamento si riferisce tanto alla retribuzione fissa quanto a quella variabile. La legge, infatti, si premura di precisare anche che gli incentivi di carattere fiscale e contributivo eventualmente riconosciuti in relazione agli incrementi di produttività ed efficienza del lavoro subordinato sono applicabili anche quando l’attività lavorativa è prestata in modo agile. Il medesimo criterio sembra doversi estendersi anche ai benefit, a meno che essi non siano strettamente collegati alla presenza continuativa nei locali aziendali Va ricordato, infatti, che il lavoro agile si caratterizza per lo svolgimento della prestazione in parte all’interno dei locali aziendali ed in parte all’esterno, sembra quindi difficile negare allo smart-worker diritti legati al trasporto (auto aziendale, indennità di trasporto).

Formazione

Al lavoratore impiegato in forme di lavoro agile può essere riconosciuto, tramite previsione nell’accordo, il diritto all’apprendimento permanente e alla periodica certificazione delle relative competenze.

Potere di controllo e disciplinare

Il datore di lavoro detiene un potere di controllo sulla prestazione resa dal lavoratore all’esterno dei locali aziendali. L’esercizio di tale potere è disciplinato nell’accordo relativo alla modalità di lavoro agile nel rispetto dei limiti generali imposti dalla legge.

Il datore di lavoro può esercitare il proprio potere disciplinare (con la conseguente applicazione delle sanzioni) relativamente alle condotte connesse all’esecuzione della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, espressamente indicate nell’accordo.

Nello svolgimento del rapporto di lavoro in modalità smart-working il potere di controllo del datore di lavoro può essere concretamente esercitato solo attraverso gli strumenti tecnologici utilizzati dal dipendente per svolgere l’attività lavorativa. Quindi, quella a distanza è l’unica forma di controllo possibile nel lavoro agile, quantomeno per quella parte di prestazione svolta fuori dai locali aziendali, senza che vi sia alcun obbligo da parte del datore di lavoro di raggiungere un accordo sindacale in tal senso o di ottenere la preventiva autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro, come invece richiesto dallo Statuto dei Lavoratori per le altre fattispecie lavorative. 

Ciò naturalmente non significa che il controllo possa avvenire senza il rispetto di alcuna regola. Per prima cosa, infatti, l’esercizio del potere di controllo sulla prestazione resa all’esterno degli ambienti aziendali deve essere esaustivamente disciplinato nell’accordo individuale. In sostanza, i lavoratori in modalità agile debbono essere adeguatamente informati delle modalità d’uso degli strumenti e della effettuazione dei controlli.

L’informazione in tal senso deve avvenire attraverso la redazione di una policy che descriva le caratteristiche, le modalità e le regole di funzionamento di tutti gli strumenti ed impianti esistenti in azienda dai quali possa derivare la possibilità di controllare a distanza l’attività lavorativa.

La policy deve inoltre precisare le modalità di gestione dei dati raccolti e i soggetti abilitati ad accedervi. Essa va continuamente aggiornata e portata a conoscenza di tutti i lavoratori.

La policy generale deve essere richiamata nell’accordo di lavoro agile, ed eventualmente integrata con disposizioni specifiche riguardanti i controlli sulla prestazione resa al di fuori dei locali aziendali.

Occorre esplicitare che la violazione delle prescrizioni contenute nell’accordo ( e nella policy che esso recepisce) darà luogo all’applicazione delle sanzioni disciplinari previste dal codice disciplinare aziendale. Sia chiaro che, in ogni caso, i dati raccolti attraverso i controlli devono essere trattati nel rispetto della normativa privacy, e quindi dei principi di necessità, proporzionalità e pertinenza che la caratterizzano.

Salute e sicurezza

Il datore di lavoro garantisce la salute e la sicurezza del lavoratore che svolge la prestazione in modalità di lavoro agile. A tal fine deve consegnare al lavoratore e al Responsabile dei Lavoratori per la Sicurezza, con cadenza almeno annuale, una informativa scritta nella quale sono individuati i rischi, generali e specifici, connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro.

Il datore di lavoro, inoltre, è responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore per lo svolgimento dell’attività lavorativa.

Il lavoratore deve cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione predisposte dal datore di lavoro per fronteggiare i rischi connessi all’esecuzione della prestazione all’esterno dei locali aziendali. Da ciò si evince, in capo al lavoratore agile, una maggiore responsabilità rispetto al collega che lavori interamente all’interno dell’azienda, quella cioè di adeguarsi, nella scelta del luogo e delle modalità di lavoro, alle prescrizioni sulla sicurezza ricevute dal proprio datore di lavoro.

Infortuni e malattie professionali

Il lavoratore ha diritto alla tutela contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali dipendenti da rischi connessi alla prestazione lavorativa anche quando la stessa viene resa all’esterno dei locali aziendali ed eseguita senza una postazione fissa.

In ogni caso, i datori di lavoro non devono effettuare la denuncia ai fini assicurativi se i dipendenti, già assicurati per le specifiche attività lavorative in ambito aziendale, sono adibiti alle medesime mansioni in modalità agile (senza una variazione del rischio). I datori di lavoro che, invece, non hanno in essere un rapporto assicurativo con l’Inail, devono produrre apposita denuncia di esercizio (tramite i servizi on-line disponibili sul portale Inail) per assicurare i lavoratori dipendenti, compresi quelli che svolgono le attività in modalità agile.

Tutela – I lavoratori agili devono essere assicurati all’Inail se, per lo svolgimento della loro attività, sono esposti alle fonti di rischio previste dalla legge, fra le quali rientra anche il rischio elettrico connesso con l’uso di macchine di ufficio (come, ad esempio, mezzi telematici, computer e videoterminali). Una volta entrati nel campo di applicazione della tutela, i lavoratori sono assicurati applicando i criteri generali validi per tutti gli altri lavoratori, col solo limite del rischio elettivo.

Per quanto concerne gli aspetti peculiari del lavoro agile, gli infortuni occorsi mentre il lavoratore presta la propria attività lavorativa all’esterno dei locali aziendali e nel luogo da lui prescelto sono tutelati se causati da un rischio connesso con la prestazione lavorativa.

L’assicurazione comprende anche gli infortuni occorsi durante il normale percorso di andata e ritorno dal luogo di abitazione a quello prescelto per lo svolgimento della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali. La tutela è riconosciuta, nei limiti e alle condizioni previsti in via generale per l’infortunio in itinere, a condizione che la scelta del luogo della prestazione sia dettata da esigenze connesse alla prestazione stessa o dalla necessità del lavoratore di conciliare le esigenze di vita con quelle lavorative e risponda a criteri di ragionevolezza.

Il lavoratore agile è tutelato non solo per gli infortuni collegati al rischio proprio della sua attività lavorativa, ma anche per quelli connessi alle attività prodromiche e/o accessorie, purché strumentali allo svolgimento delle mansioni proprie del suo profilo professionale. In tale quadro, è utile individuare nell’accordo che disciplina le modalità di esecuzione della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali i rischi lavorativi cui il lavoratore è esposto e i riferimenti spazio-temporali, ai fini del rapido riconoscimento delle prestazioni infortunistiche. La mancanza di indicazioni sufficienti desumibili dall’accordo comporta che ai fini dell’indennizzabiltà dell’infortunio sono necessari specifici accertamenti per verificare la sussistenza dei presupposti sostanziali della tutela (in particolare per verificare se l’attività svolta dal lavoratore al momento dell’infortunio è in stretto collegamento con quella lavorativa, sebbene svolta all’esterno dei locali aziendali).

Classificazione tariffaria – In relazione allo specifico rischio della prestazione lavorativa, la classificazione tariffaria delle attività svolte fuori dai locali aziendali segue quella cui è ricondotta la medesima lavorazione svolta in azienda. Del resto, sia per le attività espletate in azienda, sia per quelle svolte al di fuori di tale ambito, gli strumenti tecnologici sono sempre forniti dal datore di lavoro (che è anche tenuto a garantirne il buon funzionamento) e, quindi, a parità di rischio deve necessariamente corrispondere un’identica classificazione ai fini tariffari.

Retribuzione imponibile – Per gli addetti al lavoro agile la retribuzione su cui calcolare il premio assicurativo è – come per la generalità dei lavoratori dipendenti – quella effettiva, costituita dall’ammontare del reddito di lavoro dipendente. 

Le semplificazioni durante il periodo di emergenza da covid-19

Nella prima fase di emergenza da Codiv-19 il Governo italiano ha configurato alcune misure transitorie per agevolare il ricorso allo smart-working. Il Dpcm del 4 marzo 2010, infatti, ha disposto che “la modalità del lavoro agile può essere applicata fino al 31 luglio 2020 ad ogni rapporto di lavoro subordinato anche in assenza degli accordi individuali tra le parti. 

In assenza di accordo, dunque, fino alla data predetta il datore di lavoro potrà trasmettere via e-mail al lavoratore ed al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza l’informativa sui rischi per la salute e le connesse misure di sicurezza relativi alle prestazioni di lavoro agile.


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